應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環(huán)境、網絡、監(jiān)控設施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范；設備管理制度主要對數字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設備的管理進行規(guī)范；數據管理制度主要對數字化各環(huán)節(jié)所產生的數據的管理進行規(guī)范；檔案實體管理制度主要對檔案實體在數字化過程中的交接、管理存放等工作進行規(guī)范。紙質檔案數字化文件管理。廣東會計檔案數字化軟件

管理制度應制定科學化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規(guī)定數字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業(yè)務流程規(guī)范、考核標準、獎懲辦法等；人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范；廣西實物檔案數字化管理系統(tǒng)紙質檔案數字化掃描分辨率。

數字化digitization利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。數字圖像digitalimage表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續(xù)圖像產生。紙質檔案數字化digitizationofpaper-basedrecords采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯(lián)系，建立起目錄數據與數字圖像關聯(lián)關系的處理過程。分辨率resolution單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英寸點數(dpi)表示。

紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業(yè)性質、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業(yè)的相關資質；按照GB/T20530-2006第5章的要求評估數字化加工企業(yè)的技術能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。檔案保管部門應按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經相關責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數字化對象辦理出庫相關手續(xù)，并與數字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。檔案數字化存儲格式。

數據掛接應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字化圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數據與數字圖像的關聯(lián)。逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。數字化成果驗收與移交驗收方式建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質檔案數字化成果進行驗收。應采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質檔案數字化成果進行驗收檢驗。紙質檔案數字化標準。四川會計檔案數字化管理系統(tǒng)

檔案數字化的合理規(guī)劃。廣東會計檔案數字化軟件

紙質檔案數字化過程中，應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案，并對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質檔案的安全。數字化前處理確定掃描頁原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。編制頁號1應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。2重新編制頁號時，應在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。3書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。4應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。廣東會計檔案數字化軟件