會議服務(wù)布置會場: 1.擺信箋、鉛筆 (1)操 作 規(guī) 則:①將信箋輕放于每個座位的桌面上,紙與紙間距均勻,紙下邊距桌邊兩指。②筆削好斜放于信箋上。 (2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:①信箋中心線在一條直線上。②筆尖朝前呈45度擺放在信箋上。③筆尾靠信箋下端,標(biāo)志朝上。 2.擺茶杯 (1)操 作 規(guī) 則:①左手端托,右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上杯柄朝右,杯內(nèi)茶葉統(tǒng)一放置、適量。②無墊碟改放杯墊,或根據(jù)主辦單位要求放礦泉水。 (2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:①擺放整齊、統(tǒng)一,茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上。②課桌式,茶杯擺放橫看、豎看、側(cè)看都呈一條直線。③回字式,茶杯擺放側(cè)看平行、整齊、美觀。④杯碟上邊緣與桌邊距3—3.5cm。杯柄與桌面約成45度角。 3.擺香巾籃 (1)操 作 規(guī) 則:左手端托,右手將香巾籃放于茶碟右側(cè)。 (2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:香巾籃完好、潔凈,左邊緣距茶碟2-2.5cm,上邊緣距桌邊3cm。會議服務(wù)負責(zé)人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、保鏢、電工等是否均已到位。海珠區(qū)商務(wù)會議服務(wù)知識
會后服務(wù)的內(nèi)容: 1、檢查會場 (1)操 作 規(guī) 則:①檢查有無客人遺留物品及文件,如有,及時送交主辦方。②檢查有無損壞的設(shè)施設(shè)備及用具,如有,將數(shù)目及損壞情況與會務(wù)組人員核實后送收銀處。 (2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:仔細、認真、做好記錄;數(shù)目準(zhǔn)確、不弄虛作假 2、整理用品及清潔衛(wèi)生 (1)操 作 規(guī) 則:①整理會場。②將茶葉倒入垃圾捅,點清茶杯數(shù)目,清洗保存。③會場剩余物品點清數(shù)目匯報主管,并做好衛(wèi)生清理工作。 (2)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求:清點仔細、及時回收,物品輕拿輕放,歸類擺放?;ǘ紖^(qū)商務(wù)會議服務(wù)電話會務(wù)服務(wù),一般是指為各類大、中型會議,展覽或團隊活動提供全程策劃執(zhí)行的一個綜合服務(wù)項目。
商務(wù)會議的會議模式——互聯(lián)網(wǎng)視頻會議: 互聯(lián)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)會議形式它較大的特點就是可以實現(xiàn)音頻、視頻、數(shù)據(jù)、圖像、程序的遠程同步共享,因此常常用于特定的匯報或研討性會議,完全可以達到現(xiàn)場演示的效果;此外,在以下這些領(lǐng)域,互聯(lián)網(wǎng)視頻會議也得到了普遍的應(yīng)用: ● 遠程:機關(guān)的遠程會議、遠程報稅、遠程報關(guān)、遠程審案等; ● 遠程商務(wù):遠程會議、員工培訓(xùn)、遠程洽談、遠程股評、產(chǎn)品發(fā)布、遠程會展、遠程拍賣等; ● 遠程教育:遠程教學(xué)、遠程培訓(xùn)、遠程研討; ● 遠程醫(yī)療:遠程會診、遠程手術(shù)觀摩; ● 其它應(yīng)用:遠程監(jiān)控、遠程調(diào)度、遠程采訪、可視聊天......等等。 互聯(lián)網(wǎng)視頻會議實現(xiàn)的功能: 互聯(lián)網(wǎng)視頻會議不只可以滿足用戶音頻、視頻、數(shù)據(jù)、圖像、程序遠程共享的需求,系統(tǒng)同時具有強大的會議管理、會議輔助功能,用戶可以展開豐富多樣的會議討論,就某項具體的方案或計劃進行演示、匯報,較大限度地實現(xiàn)對會議的自助管理。
會議服務(wù)送客時要注意: 會議期間,主動為出入來賓開門,動作要輕,避免弄出聲響,影響會場秩序。會議結(jié)束前的10分鐘,要迅速到達出入通道,為來賓開門,并立于門口兩側(cè),示意客人先走:“您請?!比艨腿瞬蛔R行進路線,應(yīng)在前方帶路。到達電梯口時,應(yīng)先行一步,按下電梯,并用手把住電梯門:“您請?!彪S后走出電梯,面帶微笑,與客人道別“再見”。如需要,也可隨后進入電梯。電梯到站后,應(yīng)先行出門,并用手把住電梯門,讓客人下梯后,手臂平伸,指示前進方向,微笑道別。會務(wù)服務(wù)包括眾多服務(wù)項目。
會議各項服務(wù)具體標(biāo)準(zhǔn): 1、拉椅服務(wù):將客人帶到座位前,雙手分別放于椅背兩側(cè),用膝蓋抵住椅背,輕輕拉椅,椅面稍轉(zhuǎn)向客人,待客人走到座位前,再將椅子向前推,右手手勢示意客人請就座。 2、衣帽服務(wù): 會議中若有客人要脫掉外套,會議服務(wù)人員要幫客人將衣服掛在椅背上,切記拿衣服時不能大幅度甩動,避免將客人衣服內(nèi)的物品甩掉或弄壞。 3、倒水服務(wù) (1)倒水方法:左手提壺,站在客人右側(cè)(若右側(cè)太擠也可在左側(cè)倒水),右手拇指和食指捏住杯蓋,右手中指、無名指、小指握住杯把將茶杯端起,側(cè)身在客人身后倒水。倒水時胳膊彎曲,將水徐徐倒進杯中,不要過快,避免熱水噴出燙到客人,水倒入杯中不要太滿,七分滿即可,倒完水后將水杯輕輕的放回原處,蓋上杯蓋,可將杯蓋留一條縫隙,用手勢示意客人水已倒好。倒水時動作一定要輕,杯蓋與杯子之間不可發(fā)出聲響。 (2)倒水順序:倒水時,一般由兩名服務(wù)人員從會議桌兩邊同時倒水,按照先賓后主的原則,先左后右的順序倒水。會議娛樂:娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認。海珠區(qū)企業(yè)商務(wù)會議服務(wù)機構(gòu)
會議服務(wù):會議表示合影留念、為表示提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。海珠區(qū)商務(wù)會議服務(wù)知識
堅持會議組織服務(wù)工作程序化、規(guī)范化、制度化,是保證會高質(zhì)量決策的重要因素。 一是安排議題規(guī)范。密切關(guān)注重要會議文件精神,一時間提出上會建議。梳理匯總上級考核要求,統(tǒng)籌安排會需要定期研究的重點事項。做好日常議題收集匯總,提前謀劃、主動溝通,在被動中求主動。 二是上會材料規(guī)范。明確材料擬稿、印制和行文規(guī)范。加強前置審核,嚴把政策關(guān)、法律關(guān)。實行三遍檢查制,印制前查內(nèi)容格式、報送后查印刷裝訂、分裝后查份數(shù)頁碼,確保準(zhǔn)確無誤。 三是會議通知規(guī)范。建立工作人員微信群,通過發(fā)布預(yù)告、通知提醒等方式,隨時互動溝通、掌握動態(tài)。會議通知采取三重通知法:文字通知、微信提醒、電話反饋,做到又快又準(zhǔn)。 四是會場服務(wù)規(guī)范。實行場內(nèi)場外專人負責(zé)制,場內(nèi)負責(zé)記錄,協(xié)調(diào)處理突發(fā)情況,承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦事項;場外負責(zé)值守,服務(wù)候會人員,發(fā)放材料,組織入場,做好議題銜接工作。 五是會后工作規(guī)范。會后及時清理會場,回收遺留材料,清退涉密材料。按要求起草會議紀要、整理會議記錄。對責(zé)任不明的議定事項,及時提醒領(lǐng)導(dǎo)并協(xié)調(diào)督促有關(guān)單位落實。嚴格做好文件資料歸檔,注重會后總結(jié),分析問題,改進工作。海珠區(qū)商務(wù)會議服務(wù)知識
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